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一、加蓋印章的公文
成文日期一般右空四字編排,印章用紅色,不得出現空白印章。
(一)、單一機關行文時,一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名,印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期,使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內;
(二)、聯合機關行文時
1.各發文機關署名要按照發文機關順序整齊排列在相應位置;
(當聯合行文需加蓋3個以上印章時,為防止出現空白印章,應將各發文機關名稱排在發文時間和正文之間)
2.印章要一一對應、端正、居中下壓發文機關署名;
3.ZUI后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期;
4.印章之間排列整齊、互不相交或相切,每排印章兩端不得超出版心,首排印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。
二、不加蓋印章的公文
單一機關行文時,在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發文機關署名,在發文機關署名下一行編排成文日期,首字比發文機關署名首字右移二字,如成文日期長于發文機關署名,應當使成文日期右空二字編排,并相應增加發文機關署名右空字數。
聯合行文時,應當先編排主辦機關署名,其余發文機關署名依次向下編排。
三、加蓋簽發人簽名章的公文
單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時,在正文(或附件說明)下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章,簽名章左空二字標注簽發人職務,以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。
聯合行文時,應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章,其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排,與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊;每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章;簽發人職務應當標注全稱。簽名章一般用紅色。
四、無論是單一機關行文還是聯合機關行文,都要注意以下兩點(劃重點)
1.加蓋印章應上距正文2mm~4mm,端正、居中下壓成文時間,印章用紅色;
2.當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時,應采取調整行距、字距的措施加以解決,務使印章與正文同處一面,不得采取標識"此頁無正文"的方法解決。
蓋章雖然只是公文處理過程中的一個小步驟,但身為公文處理人員,我們仍需認真對待,用心把握國家頒布的《黨政機關公文處理格式》,及時總結、梳理工作中的情況,把好公文中的每一個印章,為公文質量增添色彩。